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Después pasamos a los procesos dentro de nuestra área de ventas, y lo primero que tenemos que tener es que sea un proceso en el cual esté bien definido y que tenga métricas el proceso puede incluir cotizaciones, proceso de órdenes, generación de propuestas, generación de presentaciones, preparación de demostraciones, coordinación de diferentes áreas, puede haber muchos elementos, cada empresa deberá redefinir cuáles son esos casos críticos pero tenerlos formalmente definidos y poner cuáles son las materias que vamos a tener para saber si se está cumpliendo o no a ese proceso.

Es importante que estos procesos dentro del área de ventas que estén comunicados en toda la organización, recuerda, el área de ventas es el primer paso que hace que se muevan todas las demás áreas, a partir de una venta realizada se tendrá que preparar el área de inventarios, si es que existe, instalaciones, programación, facturación, cuentas por cobrar, se dispara toda la actividad de la empresa para que ese negocio realmente te quede completo. Debe estar comunicando el proceso a todas las áreas.

La comunicación es importante para que las áreas también estén preparadas y podamos nosotros cumplir con el cliente,

En la parte de la gente hablamos de la parte del manejo de cuentas claves y es un proceso que debe estar muy bien definida y muy bien medido, y obviamente hay procesos muy muy delicados que debemos tener bajo control. Uno de ellos es el proceso de presentación de cotizaciones y propuestas, nosotros debemos de asegurarnos que lo que le estamos entregando por escrito al cliente esa información correcta, no podemos equivocarnos en cantidades, no podemos equivocarnos en condiciones, no podemos equivocarnos en precios, asegurémonos que sus procesos están funcionando correctamente.

Ahora practiquemos acerca del tema del análisis y pronóstico de ventas, algo que pocas empresas, sobre todo las pymes, están acostumbradas a hacer.

hagamos la siguiente reflexión:

• No se puede administrar lo que no se puede medir,
• Si no se puede ver no se puede medir,
• Si no se puede medir no se puede comprender,
• Si no se puede comprender no se puede mejorar.

Y nosotros lo que estamos buscando en este proceso de análisis y pronóstico de ventas, es encontrar cómo podemos mejorar nuestros resultados de ventas.

Lo primero que tenemos que hacer es establecer un ritmo de análisis, este análisis no se hace todo el tiempo, este es un análisis que se tiene que hacer mínimo cada tres meses, saber cómo van los resultados, y cuál es el pronóstico que tenemos para los siguientes tres meses en cuanto a ventas.

¿Cómo se hace? y ahí es muy importante que nosotros tengamos bien identificada la información del pipe, el pipe es donde estamos registrando toda la información de los procesos con el cliente, y entonces podemos saber cuánto tiempo no estamos tardando en cada etapa con el cliente, que tasa de conversión estamos teniendo, cuál es el ticket promedio, que segmentos de mercado nos está dando mejores resultados.

Hay análisis de resultados de ventas que se puede hacer de muy distintas maneras, se puede hacer por segmentos, se puede hacer por industria, se puede hacer por canales de distribución, se puede hacer por vendedores, se puede hacer en una gran infinidad, depende de las necesidades de la empresa. Pero son variables que debemos de conocer para saber dónde está haciendo mejor negocio y donde estamos teniendo mejores resultados y por el otro lado saber dónde podemos nosotros mejorar para que esto pueda ser más productivo. Por eso con esa información podremos afinar nuestros planes de ventas. Si nosotros y estamos viendo que una determinada área de venta está tardando mucho, que se yo, en el proceso de documentar la solución porque es una parte técnica muy compleja, a la mejor si nosotros reforzamos esa área podremos generar mayor cantidad de propuestas con buenas soluciones, o soluciones más completas, entonces ya sabemos una acción que podemos hacer para que el resultado mejore.

Todo esto surge de tener la información, nosotros debemos de tener registrar información, en el tema de tecnología hablaremos de algunas herramientas que nos ayuden a tener el control de esta información. Pero debemos estar conscientes que necesitamos estar registrando la información de nuestros procesos de venta con el cliente, y obviamente esa información generara reportes que tenemos que tener definido para que los vamos a usar, los vamos a usar para evaluar los vendedores, vamos a usar para mejorar nuestro proceso, los vamos a usar para ser más competitivos que fin le vamos a dar a cada uno de estos reportes para que podamos nosotros generar información valiosa y poder mejorar nuestro resultado en venta.

Estos son los procesos que hemos detectado que es importante que se vigile para poder mejorar la productividad en un área comercial.

Gracias

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Categorías:Operación de ventas